Svefaktura Drivmedel

Allmänna regler

Det generella kravet på Svefaktura är att hela fakturan skall kontrolleras av samma granskare (styrs via beställarreferens).

Vid fakturering av drivmedel är utgångspunkten att faktura skapas per inköpskort (motsv) och med faktureringsperiod enligt kommersiellt avtal. Samlingsfakturor förekommer inte.

Regler för Svefaktura

AdditionalDocumentReference

• Används med identificationSchemeID="CT" för att identifiera avtalet som abonnemanget knutits till
• Används med identificationSchemeID="ACD" för att kortnummer eller för identifiering av fakturerat objekt

Tidsperioder

• Klockslagsdelen i DateTime-element nollutfylls när klockslag inte är tillämpligt. Vid presentation av sådant element kan nollutfyllt klockslag undertryckas.

Allmänt om fakturarader

• Artificiella rubrikrader, delsummor och tomma fakturarader används inte.
• Underrader kan inte hanteras. System som arbetar med två radnivåer får sätta samman uppgifter från de två nivåerna till ”enkla” fakturarader.
• Såvida inte annat avtals skall fakturarader presenteras i tidsordning.

Speciell användning av fakturaradens element (i InvoiceLine)

• Benämning (Item/Description): Beskrivning av
  – Fakturerad artikel/tjänst, kostnadskomponent
• Anteckning (Item/Note) – Exempel på information:
  – Fordonets registreringsnummer ¹⁾
  – Aktuell mätarställing¹⁾ (vid tankningstillfället)
  – Förare¹⁾ (om kortet inte är personligt)
  – Tankningsställe
  1) Lämpliga ledtexter infogas efter behov. Om flera uppgifter förekommer samtidigt separeras de med tecknet för radbrytning
• Summa (LineExtensionAmount): Nettobelopp exkl ev mervärdesskatt
• Datum (Delivery/DeliveryDateTime): Tankningstillfälle (motsv)
• Artikelmärkning:
  StandardItemIdentification/ID: används för identifiering av artikel (slag av drivmedel)
  SellersItemIdentification/ID: används för identifiering av artikel (slag av drivmedel).

Beräkningsregler

• Eftersom faktura kan utgöra sammanställning av kostnadsposter skapade i olika organisationer och vid olika tillfällen bör mottagarsystemet kunna hantera avrundningstolerans i drivmedelsfakturor
• I de fall kort för drivmedel får användas för betalning av andra varor/tjänster (ex parkeringsavgifter) kan fakturautställaren eventuellt sakna uppgift om mervärdesskattens andel i den erlagda ersättningen, varför köparen får göra justering med hjälp av kompletterande verifikation från köptillfället.

Bilagor (externa objekt)

Kvitton från de enskilda köptillfällena behöver sparas för kontroll/avstämning mot faktura. Därutöver behöver undersökas i vad mån det finns förutsättning för att Svefakturan ensamt kan utgöra verifikation, eller om tillhörande kvitton dessutom behöver arkiveras tillsammans med Svefakturan.

Drivmedelsfakturor är speciella så till vida att motsvarade underlag, kvitton, vanligen har begränsad momsinformation och visar bruttobelopp, och dessutom belopp som baseras på generell prislista utan avtalad rabatt. Vid köparens kontroll av fakturaraderna mot kvitton är det därför lättare att utgå från kvantitet och datum för respektive tankningstillfälle.

Kontroll kan även riktas mot fordonets användning, körsträckor och förbrukning.

< Åter till exempelsamlingen