Svefaktura Inköpskort

Allmänna regler

Den här handledningen är avsedd för betalkort och inköpskort där en organisation har betalningsansvaret för gjorda inköp. Kort knutna till privatpersoner förutsätts hanteras på annat sätt.

För Svefaktura finns det ett generellt krav på att samlingsfakturering skall undvikas. För den här kategorin kortfakturor antas att en faktura ställs ut per kort och period. Hos köparen förutsätts att de samlade köpen på ett kort kan hanteras av samma granskare och attestant.

Kortföretaget förutsätts vid varje periods slut fakturera köparen hela det utestående beloppet; någon rullande skuld/kredit hanteras inte i Svefakturan.

Regler för Svefaktura

Fakturanummer

• För Svefakturor som om fattas av mervärdesskattelagen (ML) krävs unikt löpnummer. Många mottagarsystem bygger dubblettkontroll på bland annat fakturanummer. För kortfakturor passar därför inte kortnumret som fakturanummer.

AdditionalDocumentReference

• Används med identificationSchemeID="ACD" för att identifiera kortnummer (kontonummer). [Kan även användas som partsID]

Allmänt om fakturarader

• Artificiella rubrikrader, delsummor och tomma fakturarader skall inte användas.
• Underrader kan inte hanteras. System som arbetar med två radnivåer får sätta samman uppgifter från de två nivåerna till ”enkla” fakturarader.
• Såvida inte annat avtalas skall fakturarader presenteras i ordningen efter datum för inköp.

Speciell användning av fakturaradens element (i InvoiceLine)

• Benämning (Item/Description): Normalt anges produkt/vara/tjänst i detta element. Om uppgift på denna detaljnivå inte är tillgänglig anges i stället vilken organisation som levererat varan/tjänsten (t ex butik, taxiföretag, operatör, etc)
• Anteckning (Item/Note) – Används för eventuell specifikation av vad köpet avser, till exempel:
  – Plats/adress där köpet skett
  – Leverantörens referensnummer
  – Rabatt/bonusprogram, etc
  – Det fakturerade beloppet i annan valuta än fakturans valuta, inkl valutakod; ev omräkningskurs
  Not. Om flera uppgifter förekommer samtidigt separeras de med tecknet för radbrytning.
• Ev köparens ordernummer/rekvisitionsnummer (OrderLineReference/OrderReference): för matchning av faktura.
• Följesedelsnummer (DespatchLineReferece/DocumentReference): hänvisning till använd följesedel
• Datum (Delivery/DeliveryDateTime): datum för inköp. Saknas klockslag nollutfylls det, sådant klockslag kan undertryckas vid visning.

Beräkningsregler

• Eftersom faktura kan utgöra sammanställning av kostnadsposter skapade i olika organisationer och vid olika tillfällen bör mottagarsystemet kunna hantera avrundningstolerans i kortfakturor
• Fakturan kan innehålla information om betalningstransaktioner där mervärdesskattelagen inte är tillämplig, t ex räntekostnad. Sådana rader markeras med skattesats 0 % och upplysningen ”ML ej tillämplig”
• Information om mervärdesskatt redovisas i kortfakturan endast i den mån sådant underlag lämnats till kortföretaget av respektive leverantör. Mervärdesskattetotalen i denna kategori av fakturor är alltså otillförlitlig. Det ligger i stället på köparen att efter behov ordna med erforderliga kompletterande verifikationer för mervärdesskatt.
  OBSERVERA: För transaktioner där momsuppgift saknas visas köpets bruttobelopp på kortfakturans rad. Om däremot momsinformation finns angiven på raden visas i stället nettobeloppet (detta för att Svefakturans automatiska beräkningskontrollerna skall fungera). För att tydliggöra situationer där uppgift om momsbelopp saknas föreslås att upplysningen ”Ev moms okänd” läggs in på raden, i tillägg till märkning med skattesats 0 %.

Referens till tidigare faktura

• För kontokortsfaktura (som inte ställs ut enligt ML) saknas krav på att hänvisa till ursprunglig faktura i fall av kreditering/ändring. Det är dock lämpligt att sådan hänvisning finns där det är möjligt.

Bilagor (externa objekt)

Det förutsätts att Svefakturor över inköp via kortköp skickas utan bilagor. Köparen kan däremot behöva komplettera Svefakturan med underlag i form av kvitton, följesedlar och liknande som erhållits i samband med köpet/kortbetalningen; när kortfakturans uppgifter, inkl skatteinformationen, avseende köpet är otillräckliga måste underlagen arkiveras tillsammans med fakturan.

Speciell tillämpning

Det bilagda exemplet innehåller två upplysningsposter, Kontoställning föregående period och gjord inbetalning. De finns med för enbart avstämning och de är inte nödvändiga i Svefaktura vid fakturering av kortinköp. Mer erfarenhet behövs av hur sådana fungerar i e-fakturasammanhang; vi kan i ett senare skede behöva återkomma för värdering av användningen i Svefaktura.

< Åter till exempelsamlingen