Svefaktura Resefaktura

Allmänna regler

Det generella kravet på Svefaktura är att samlingsfakturering skall undvikas, och om det används skall en hel faktura kontrolleras av samma granskare (styrs via beställarreferens).

För resefakturor är inriktningen att faktura skall utfärdas per beställning; argument för detta är enkel hantering av fakturakontroll, kontering och attest samt, i ett kommande utvecklingssteg, automatisering av ordermatchning och fakturabehandling. Användning av Svefaktura för mer komplexa resesammanställningar förutsätter att det regleras i e‑kommunikationsavtal.

Resefakturan förutsätter att de ”vanliga” skattereglerna har avtalas, dvs vinstmarginalbeskattning (i fall av konferenspaket och liknande) skall inte tillämpas.

Regler för Svefaktura

AdditionalDocumentReference

• Används med identificationSchemeID="DQ" för att identifiera följesedel om sådan översänts med resehandlingarna
• Används med identificationSchemeID="ACD" om för att identifiera kontonummer eller kortnummer. [Kan även användas som partsID]

Parten Säljaren

• Som säljare anges den som begär betalning.
  Om resekontoföretag står som ”säljare” (eller, snarare, utställare av fakturan) faller fakturan inte under mervärdesskattelagen. I detta fall anges säljarens organisationsnummer, säte och ev avvikande registrerat namn i anvisade specifika element för SellerParty, men däremot inte säljarens momsregistreringsnummer.
  Eventuell ytterligare legal information kan placeras i fakturahuvudets element ”Note”.

Allmänt om fakturarader

• Artificiella rubrikrader, delsummor och tomma fakturarader används inte.
• Underrader kan inte hanteras. System som arbetar med två radnivåer får sätta samman uppgifter från de två nivåerna till ”enkla” fakturarader.
• Såvida inte annat avtalas skall fakturarader presenteras i ordningen kostnadsställe (i de fall det avtalats att flera kan förekomma per faktura) och följesedelnummer. Inom följesedelsnummer skall raderna presenteras i samma sorteringsordning som raderna på den utställda följesedeln.

Speciell användning av fakturaradens element (i InvoiceLine)

• Benämning (Item/Description): Beskrivning av
  – Produkt/vara/tjänst, t ex Flygresa och klass, bolag; Hotell; Arvode
  – Destination eller sträcka (från - till); enkel el. tur och retur
• Anteckning (Item/Note) – Exempel på information:
  – Resenärens namn
  – Ledtext ”Beställare:” följt av beställarens namn
  – Leverantörens bokningsnummer
  – Rabatt-/medlemskort, bonusprogram, etc
  – Belopp i annan valuta än fakturans valuta inkl valutakod (motsv belopp i fakturans valuta skall finnas i radens Summa-element)
  Not. Om flera uppgifter förekommer samtidigt separeras de med tecknet för radbrytning.
• Köparens ordernummer (OrderLineReference/OrderReference): för matchning av faktura.
• Följesedelsnummer (DespatchLineReferece/DocumentReference): hänvisning till använd följesedel
• Datum (Delivery/DeliveryDateTime): Resans eller biljettens datum; tiden nollutfylls och undertrycks vid visning
• Artikelmärkning:
  StandardItemIdentification/ID: används för identifiering av bokning/resa/biljett
  SellersItemIdentification/ID: används för identifiering av bokning/resa/biljett.

Beräkningsregler

• Eftersom faktura kan utgöra sammanställning av kostnadsposter skapade i olika organisationer och vid olika tillfällen bör mottagarsystemet kunna hantera avrundningstolerans i resefakturor
• I de fall faktura utställts av resekontoföretag ingår mervärdesskatt endast i den mån sådant underlag lämnats till resekontoföretaget av reseleverantören (momslagens krav på fakturainnehåll är inte tillämpligt i dessa fall). Det ligger i stället på köparen att efter behov ordna med erforderliga kompletterande verifikationer för mervärdesskatt.
• Om reskontoföretag (ej momsredovisande) utställer faktura saknas skyldighet att hänvisa till ursprunglig faktura, det är dock lämplig att sådan hänvisning finns där det är möjligt.

Bilagor (externa objekt)

Svefakturan förutsätts ensam innehålla tillräcklig information vid fakturering av resor. Elektroniska bilagor (externt objekt, bildfil, etc) behöver därför inte användas. När följesedel förekommer kan den överlämnas på papper tillsammans med resehandlingarna eller, vid elektroniska resehandlingar, som ett fristående manuellt hanterat e‑postmeddelande.

I fall att fakturering sker via resekontoföretag kan åtgärder behövas för att fånga korrekt underlag för skattedeklarationen. Dessa kan bestå i uppföljning av i vad mån tillräcklig information om mervärdesskatt ingår i fakturorna eller uppgifter behöver hämtas även från andra underlag (som exempelvis från reseleverantörens följesedel). Förutsatt att fakturan innehåller komplett information används följesedeln enbart för fakturakontroll och behöver då inte arkiveras.

Speciell tillämpning

För automatiskt konteringsstöd i resefakturor anvisar Tullverket uppstyrning av beställarreferens 2 (RequisitionistDocumentReference) enligt tre dimensioner i objektplanen, enligt följande

#dim_1$AAAAA#dim_2$BBBB#dim_3$CCCCC#
där AAAAA, BBBB och CCCCC är dimensionsparametrar och övriga tecken dimensionsidentifierare och separatorer.

< Åter till exempelsamlingen